NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT TRƯỚC KHI THIẾT KẾ HỒ SƠ NĂNG LỰC

Lợi ích của cuốn hồ sơ năng lực mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều điểm tốt. Chính vì vậy, việc đầu tư và thiết kế profile về các thế mạnh riêng của công ty cũng như là thực hiện một chiến dịch Marketing. Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thông qua câu chữ mà còn là hình ảnh tiêu biểu nhất được lựa chọn kỹ càng và chất lượng. Nhưng để thực hiện được điều đấy thì các chủ doanh nghiệp cũng cần phải nắm thật rõ về những điều cơ bản của cuốn profile này. Hãy cùng Partner Vietnam tìm hiểu xem trong cuốn Profile này chúng cần chú tâm vào những gì.

Thiết kế hồ sơ năng lực (Profile) là gì?

Hồ sơ năng lực hay còn gọi là Profile là một cuốn tài liệu thể hiện được năng lực của một doanh nghiệp thể hiện thông qua logo, hình ảnh, số liệu được cung cấp, thành tích đạt được, nhân viên , chủ doanh nghiệp, năng lực tài chính, giá trị cốt lõi doanh nghiệp, …. Với mục đích chính là truyền tải doanh nghiệp đến với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư. 

Profile là giới thiệu về lịch sử hình thành công ty còn hồ sức năng lực được hiểu là đưa ra những điểm nổi bật và đặc trưng nhất về thế mạnh mà doanh nghiệp hiện có. Cả hai đều hướng đến nhằm khẳng định thương hiệu và xây dựng thương hiệu.

Phân biệt giữa Profile, Brochure và Catalogue 

1. Profile

• Là cuốn tài liệu giới thiệu về quy trình hình thành công ty.
• Với mục đích chính là thuyết phục đối tác, khách hàng nhằm nâng cao niềm tin của họ đối với doanh nghiệp.
• Đối tượng chính của Profile hướng đến là đối tác doanh nghiệp

2. Brochure

• Dùng để giới thiệu về công ty, sản phẩm công ty hoặc thực hiện chiến dịch Marketing và dùng các từ khơi gợi, thúc đẩy hành vi mua hàng của khách hàng.
• Mục đích chính của Brochure là thuyết phục đối tác, khách hàng. Ngoài ra còn kêu gọi, khuyến khích người tiêu dùng đến với sản phẩm của công ty.
• Đối tượng chính của Brochure được dựa trên tiêu chí của doanh nghiệp đó.

3. Catalogue

• Là danh mục chứa các thông tin đa dạng về các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp với những thông số được chỉ ra.
• Mục đích chính của catalogue là giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh và cần quảng bá chúng.
• Đối tượng chính của catalugue là khách hàng.

Lợi thế của Profile

1. Nâng cao niềm tin giá trị thương hiệu

Profile doanh nghiệp là tài liệu để chủ doanh nghiệp giới thiệu một cách ấn tượng và chuyên nghiệp. Điều này giúp khách hàng có một tài liệu rõ ràng hơn về doanh nghiệp, người đọc có cài nhìn khái quát, hiểu hơn về lĩnh vực hoạt động công ty, thế mạnh, giá trị của công ty mang đến cho cộng đồng giúp xây dựng niềm tin nhiều hơn về doanh nghiệp.

2. Tăng doanh số bán hàng

Hồ sơ năng lực cũng hỗ trợ nhiều hơn các chiến dịch Marketing. Bộ phận bán hàng được triển khai dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Đối với khách hàng có sức ảnh hưởng rộng với thị trường thì việc tìm hiểu sâu về một doanh nghiệp trước khi mua sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ là điều tiên quyết họ quan tâm. Cuốn Profile bộc lộ toàn những điều tốt về công ty cũng thuyết phục được khách hàng đó lên đến 50%. Tăng doanh số và tăng luôn khách hàng trung thành của doanh nghiệp.

3. Tham gia các dự án lớn

Rất nhiều dự án hay các chiến dịch đều cần các doanh nghiệp có năng lực tốt cũng như đã nhiều năm kinh nghiệm thì profile sẽ thay mặt các chủ doanh nghiệp lớn chứng minh được năng lực thực sự của công ty đó cũng như là đáp ứng được các tiêu chí hàng đầu của các nhà thẩm định.

Thông qua hình ảnh được thể hiện trên cuốn tài liệu đó cũng đủ cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến doanh nghiệp và sẽ có nhiều đánh giá khách quan hơn với lời nói.

4. Xây dựng sức mạnh cho nhân viên

Hồ sơ năng lực  đội ngũ nhân viên cũng không còn cảm thấy bối rối về những câu hỏi liên quan đến công ty như là công ty chuyên về lĩnh vực gì? Có bao nhiêu nhân viên? Đối thủ là ai? Và rất nhiều câu hỏi khác. Chính vì vậy, thông qua Profile công ty cũng giúp cho nhân viên cảm thấy hãnh diện và tự tin hơn khi giới thiệu công việc của mình, sức mạnh của công ty đến với những khách hàng chưa biết công ty của mình.

Nội dung cần thiết trong cuốn hồ sơ năng lực

Phần giới thiệu: sẽ có những thông tin cơ bản sau đây bao gồm

• Thư ngỏ
• Logo công ty
• Tên công ty (Anh/Việt)
• Lĩnh vực hoạt động
• Giấy phép hoạt động
• Tagline hay Slogan

Phần nội dung: 

• Lịch sử hình thành và phát triển
• Tầm nhìn, sứ mệnh
• Thông tin liên hệ
• Giá trị cốt lõi
• Nhân sự bao gồm: sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo, nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
• Cơ sở vật chất: bạn có thể cung cấp các hình ảnh liên quan đến như máy móc, thiết bị sản xuất, dây chuyền công nghệ, nhà xưởng, quy trình sản xuất,…
• Các chứng nhận, giải thưởng, thành tích đạt được.
• Dự án đã thực hiện trước đây.
• Các sự kiện của công ty bao gồm các Team Building, hoạt động dự án.
• Danh sách các đối tác
• Hình ảnh khách hàng thân thiết đã sử dụng dịch vụ công ty.

Phần kết: Các thông tin bổ trợ các thông tin trên.

Các kiểu dáng thường gặp của hồ sơ năng lực 

1. Dạng đứng

Dáng đứng được xem là cuốn cơ bản nhất khi các doanh nghiệp thiết kế hồ sơ năng lực, cuốn này thường là tờ A4. Với ưu điểm là dễ sử dụng, dễ thiết kế và là kích thước tiêu chuẩn của hầu hết các cuốn Profile khi muốn mang lại sự đơn giản, không quá cầu kì. Thêm vào đó, cũng tối ưu chi phí in ấn và sản xuất cho các doanh nghiệp.

2. Dạng nằm ngang

Dạng nằm ngang cũng được xem là một kiểu dáng phổ biến. Cuốn Profile nằm ngang thường là A4 nằm ngang hoặc cắt xén nhỏ hơn khổ A4. Khi đặt nằm ngang, thông tin được đặt hình ảnh to hơn, nội dung trình bày theo trình bày theo nhiều cách khác nhau.

3. Dạng hình vuông

Dạng hình vuông thường có kích thước nhỏ hơn khổ A4, Profile có khổ vuông thường có kết cầu cân đối hơn và mang đến một chút khác biệt. 

4. Theo yêu cầu riêng

Nếu doanh nghiệp muốn có sức sáng tạo, thu hút và ấn tượng với khách hàng, đối tác nhờ hình thù đặt biệt hơn. Kiểu dáng Profile nếu được các chủ công ty thiết kế theo kiểu dáng khác biệt hơn sẽ dễ mang tính độc lạ và trình bày theo ý muốn của mình. Có thể là mang khổ lớn hơn, nhỏ hơn, không mang hình vuông, hình chữ nhật như những kiểu đơn giản thông thấy.

Những lưu ý khi thiết kế hồ sơ năng lực

1. Sự khác biệt của doanh nghiệp

Thế mạnh hay sự khác biệt của doanh nghiệp luôn là điểm nổi trội nhất khi đang trên đà phát triển. Nhấn mạnh sự khác biệt sẽ là yếu tố đặc biệt giúp cho cuốn Profile có sức thuyết phục mạnh mẽ hơn với đối tác, khách hàng. Thế mạnh ở đây có thể là đầu tư về quy mô sản xuất, các chứng chỉ quốc tế được công nhận, nguồn vốn đầu tư, công nghệ tiên tiến, các đơn hàng lớn, chất lượng dịch vụ tốt nhất, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp,…. và nhiều thế mạnh riêng nữa. Những điểm khác biệt này sẽ mang đến lợi thế cạnh tranh với các đối thủ cũng cần chú trọng nhiều trong cuốn Profile.

2. Cột mốc quan trọng của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu hình thành và ngày bắt đầu từ những đơn hàng đầu tiên thì đều là những cột mốc quan trọng trong lịch sử phát triển. Những cột móc này cũng cần liệt kê rõ ràng vì những số liệu này khẳng định được năng lực thực tế của doanh nghiệp mà còn là sự chứng minh cho những giai đoạn khó khăn.

3. Những chứng chỉ được công nhận

Giấy chứng nhận được đưa vào cuốn Profile như các bằng khen, giải thưởng, tiêu chuẩn chất lượng đạt chuẩn khi được trao tặng bởi các các tổ chức lớn hay nhà nước cũng được đưa lên cuốn Profile sẽ được chú ý nhiều hơn từ người đọc khi nhìn vào. 

4. Đội ngũ chuyên nghiệp

Mỗi công ty đều có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Đưa ra hình ảnh nhân viên củng với các bằng cấp và đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh lực này cũng như chứng minh được năng lực thật sự của công ty. Các thông tin về nhân viên cũng cần phải nhấn mạnh và hình ảnh thật sắc nét. Điều này cũng góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên vì họ cũng được xuất hiện trên những tài liệu quan trọng của công ty. 

5. Đối tác công ty

Các chủ doanh nghiệp cũng cần liệt kê các đối tác trọng tâm lâu năm của công ty, ngoài ra thì các doanh nghiệp đã có danh tiếng trên thương trường (nếu có) vì điều này thể hiện được sự uy tín, đáng tin cậy khi được hợp tác trong những chiến dịch lớn nhỏ với các công ty đã được nhiều người biết đến. 

Nếu bạn chưa từng được làm việc với các công ty đã có tiếng tăm trước đó thì việc liệt kê nhiều đối tác khác cũng thể hiện được kinh nghiệm dày dặn của doanh nghiệp đó.

6. Hình ảnh “thật”

Hình ảnh sắc nét, rõ ràng về từng hoạt động của công ty hay các buổi dự thảo, các buổi đào tạo, hình ảnh về cả doanh nghiệp cũng mang đến cảm giác thích thú và chú ý nhiều hơn đọc từng dòng chữ “nhàm chán” kia. Thông qua hình ảnh cũng sẽ giải thích rõ ràng hơn và tạo nên cuốn hồ sơ năng lực đầy sự thực tế và mang đến cảm giác tin tưởng hơn về những dự án mà họ đã từng làm.

Tiêu chuẩn in ấn hồ sơ năng lực

1. Kích thước

Sẽ phụ thuộc rất nhiều vào khổ giấy mà bạn chọn với kích thước A5 hay A4 hoặc A3. Sau đây là kích thước có chiều dài x chiều rộng theo khổ giấy tương đương:

• A4 đứng (21 x 29.7cm)
• A4 ngang (29.7 x 21cm)
• A5 đứng (14.8 x 21cm)
• A5 ngang (21 x 14.8cm)
• A3 đứng (29.7cm x 42cm)
• A3 ngang (42 x 29.7cm)

2. Chất liệu giấy

Giấy thường được sử dụng in ấn hồ sơ năng lực thường là giấy Couche 300gsm. Ngoài ra còn có nhiều loại khác thường được dùng như là giấy Fort, giấy Couche, giấy Kraft, giấy mỹ thuật,…và tùy thuộc vào mục đích sử dụng.

3. Số trang

Thông thường các chủ doanh nghiệp sẽ thiết kế thành các Profile gồm 8 trang, 16 trang, 20 trang, 30 trang tùy theo nội dung bên trong nhiều hay ít.

4. Công nghệ in ấn

Công nghệ in Offset thường được chọn trong in ấn hồ sơ năng lực doanh nghiệp vì chất lượng hình ảnh được in ra rất rõ nét, màu sắc khi in ra hầu như sẽ không bị nhòe đi nếu chạm vào. Và điều đặt biệt là tuổi thọ của bản in sẽ được duy trì lâu dài theo năm tháng.

Câu hỏi thường gặp

1. Các doanh nghiệp có cần thiết kế hồ sơ năng lực không?

Câu trả lời là CÓ. Nhưng sẽ tùy thuộc vào từng lĩnh vực, tùy theo năm thành lập và  tùy mục đích riêng của doanh nghiệp mà sẽ thiết kế phù hợp với thời điểm hiện tại của doanh nghiệp.

Dưới đây là các lợi ích mà Profile mang đến cho các chủ doanh nghiệp:

• Giới thiệu công ty với khách hàng, đối tác, chủ đầu tư, đối thủ.
• Khách hàng, đối tác có thể hiểu sâu hơn về doanh nghiệp của bạn.
• Hồ sơ năng lực cũng được xem là chiến dịch Marrketing.
• Khách hàng dễ xem cho dù bất cứ đâu.

2. Mất bao lâu để hoàn thành một cuốn Profile hoàn chỉnh?

Để hoàn thành một cuốn Profile hoàn chỉnh thì cũng sẽ mất 2 tuần đến 1 tháng. Nếu bạn đã có sẵn và đầy đủ các thông tin cần thiết để đưa vào Profile thì khoảng thời gian này sẽ được rút ngắn xuống.

3. Chất lượng hình ảnh được sử dụng như thế nào?

Hình ảnh được sử dụng cần sắc sét và phù hợp với từng nội dung bên trong. Ngoài ra, dung lượng cho mỗi file ảnh từ 3MB trở lên và kích thước từ 300 DPI sẽ thuận tiện trong in ấn.

4. Chi phí in hồ sơ năng lực như thế nào?

Sẽ phụ thuộc vào xưởng sản xuất và in ấn, số lượng càng lớn thì sẽ có giá tốt hơn so với số lượng ít. 

5. Công ty tôi mỗi năm đều có nhiều dự án mới và cần cập nhật vào Profile mỗi năm, vậy tôi nên xử lý vấn đề này theo cách nào?

Đối với các doanh nghiệp lớn, có nhiều dự án mới đã được thực hiện và muốn bổ sung thêm thì bạn nên thiết kế loại Profile có gáy xoắn. Điều này giúp bạn dễ dàng gắn thêm những trang dự án mà bạn muốn bổ sung. Vừa tiết kiệm chi phí cho mỗi năm vừa là giải pháp lâu dài cho nhiều doanh nghiệp.

Dưới đây là bài viết mà Partner Vietnam gửi đến cho bạn về những thông tin cần thiết trước khi bạn thiết kế hồ sơ năng lực riêng cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm nơi thiết kế Profile chuyên nghiệp thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời nhé.